Walking meetings, wandelvergaderingen of weetings. De lopende vergaderingen zijn de laatste jaren ontzettend populair geworden. En terecht, want het draagt niet alleen bij aan de gezondheid van werknemers, maar ook aan de arbeidsproductiviteit. En dat is nog lang niet alles. We gaan verder in op de voordelen, en geven je een paar zinvolle tips om goed voorbereid je lopende vergadering in te gaan.
Lopend vergaderen
Lopend vergaderen klinkt simpeler dan het is, niet iedere vergadering is namelijk geschikt om lopend te doen. Velen van ons kennen de vreselijke vergaderingen die neigen naar carnavalszittingen. Waarbij het aantal deelnemers belachelijke aantallen aanneemt, en de inhoud vooral om pure borstklopperij gaat. Om te voorkomen dat dergelijke vergaderingen verzanden in een polonaise, raden we dan ook aan om het bij een maximum van 3 tot 4 deelnemers te houden. Enkele voorbeelden van overlegvormen die bij uitstek geschikt zijn om al lopend uit te voeren:
- Een kennismakingsgesprek.
- Een periodiek overleg.
- Voortgangs- en functioneringsgesprekken.
- Het bespreken van een lastige kwestie of casuïstiek.
- Besluitvorming.
- Brainstormsessies.
- Break-out sessies tijdens workshops of cursussen.
Voordelen lopend vergaderen
We kennen natuurlijk de lichamelijke gezondheidsvoordelen van wandelen. Het versterkt onze spieren en botten, het verlaagt onze bloeddruk en cholesterolgehalte, het verkleint de kans op lichamelijke aandoeningen zoals diabetes type 2 en stimuleert het onze stofwisseling. En dat is nog maar een kleine greep uit de vele fysieke voordelen. Maar al lopend vergaderen biedt nog veel meer, ook op andere gebieden.
- Lopende vergaderingen gaan sneller en zijn effectiever. Een lopende vergadering verloopt ruim een derde sneller dan een zittende vergadering. Mensen komen al lopend of staand namelijk sneller tot de kern. Dit komt puur doordat ze in een minder comfortabele houding vergaderen waardoor ze het sneller willen afhandelen. Ook is er minder afleiding door telefoons en mails.
- Ons creatieve denkvermogens en arbeidsproductie stijgen met zo’n 60% wanneer we al lopend vergaderen. Door de beweging krijgen onze hersenen meer zuurstof waardoor ons probleemoplossend vermogen, creatieve vaardigheden en onze focus scherper wordt.
- Wandelen verbindt medewerkers. Doordat er effectiever wordt vergaderd blijft er meer tijd over voor een meer ontspannen vorm van sociaal contact. Ook is de context wat meer ongedwongen waardoor mensen zich vrijer voelen om hun gedachten te delen.
Tips voorbereiding
Al zin om die beentjes te gaan strekken? Dat vraagt natuurlijk wel iets meer van je als voorzitter, notulist of deelnemer. Maar met onderstaande tips gaat lopend vergaderen van een leien dakje.
- Draag schoenen die lekker lopen en neem geen zware tas mee.
- Bereid je goed voor en lees eventuele vergaderstukken vooraf door.
- Neem een klein notitieboekje mee of gebruik de voice-recorder op je telefoon om belangrijke notities op te nemen.
- Neem een flesje water mee voor onderweg.
- Plan de wandelroute aan de hand van de vergaderduur. Loop niet te snel, zorg dat je een tempo van zo’n 3 tot 4 kilometer loopt.
- Denk na over je doel van de wandelvergadering.
- Licht deelnemers tijdig in dat de vergadering al lopend gaat plaatsvinden, zo kunnen ze er rekening mee houden.
- Plan voldoende tijd in, en liefst ruim. Houd rekening met speling bij vertrek en aankomst, calculeer zo’n 5 tot 10 minuten extra in.
Met onze tips en voordelen krijg je iedereen aan het lopen. Maak lopend vergaderen het nieuwe normaal binnen je bedrijf, en je werkdag zal een stuk productiever en aangenamer worden. Geen polonaise meer aan jouw lijf, en laat saaie carnavalszittingen dus vooral plaats maken plaats voor inspirerende vergaderingen. Alaaf!